Efektivní vynakládání veřejných prostředků v rámci komunikace je podmíněno nastavením cílů. Tedy začněte tím, že si odpovíte na otázku „Proč vlastně chceme vypsat veřejné výběrové řízení na komunikaci a čeho chceme realizováním dané zakázky dosáhnout?“
Cíle
- Ujasněte si, jaký problém má komunikace řešit, jaké cíle chcete komunikací dosáhnout a jaké jsou vaše (hlavně finanční) možnosti. Definujte kvantifikované cíle a nastavte metriky,
kterými budou měřeny tak, abyste byli schopni prověřit a doložit účinnost komunikační
kampaně. - Pokud si nejste v tomto jisti, konzultujte svou situaci s odborníky z AKA.
- Na cíle nezapomínejte ani u menších jednorázových zakázek s předem danými nástroji
komunikace, například zvýšení počtu návštěvníků akce na XY, dosažení znalosti
značky/projektu/vyhlášky/ mezi stanovenou cílovou skupinou v XY %, zlepšení image destinace v parametru například “pro rodiny s dětmi“ o XY % apod.
Termíny
- Nastavené cíle u komunikačních projektů mají vždy stanovený termín, do kterého je nezbytně nutné je naplnit. Ve většině případů jsou takové termíny zásadní, neboť naplnění cílů po jejich uplynutí již může být bezpředmětné. Zde je jeden z dalších zásadních rozdílů oproti jiným oborům, například stavebnictví, kde zpoždění termínů ještě nutně neznamená znehodnocení celé dosavadní investice.
- Zadavatel by neměl stanovovat termíny pro realizaci komunikačních projektů fixním datem, ale naopak využívat možnost stanovení doby realizace prostřednictvím určení její délky nikoliv datem jejího ukončení. Výše uvedené je vhodné doporučit s ohledem na v dnešní době již zcela běžné průtahy zadávacích řízení způsobené námitkami uchazečů.
Rozsah
- Dlouhodobý projekt, kdy cílem je ovlivnění veřejného mínění v celoplošném rozsahu = potřebujete partnera pro oblast marketingové komunikace, který má dostatečné zkušenosti a je schopen profesionálně připravit marketingový komunikační plán a zajistit jeho plnou a funkční realizaci. Zároveň potřebujete dodavatele nezávislého marketingového výzkumu, který bude po celou dobu realizace projektu vyhodnocovat výsledky komunikace.
- Zavedení nové služby veřejného sektoru, či informování a vysvětlování nových zákonů a norem – i zde se neobejdete bez profesionálního partnera pro oblast marketingové komunikace. Jedná se často o samostatnou komunikační kampaň většího rozsahu.
- Krátkodobá zcela konkrétní komunikace menšího rozsahu jak z pohledu času, tak i financí,například realizace eventu, regionální roadshow, vytvoření nového loga, logomanuálu, nákup médií, realizace lokální reklamní kampaně, PR projekty, výzkumy a analýzy apod.
- I v ujasnění rozsahu Vám mohou pomoci odborníci z AKA.
Předpokládaná hodnota zakázky
Výše uvedené zadavateli pomůže stanovit předpokládanou hodnotu odpovídající požadavkům § 13 a násl. zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“) s tím, že zadavatel nesmí zapomínat na svou povinnost sečíst spolu související plnění za účetní období. V případě smluv trvajících déle než jeden rok stanovit předpokládanou hodnotu součtem hodnot za celé období, v případě smluv na dobu neurčitou za 4 roky.
Další informace potřebné pro stanovení hodnoty zakázky:
- celkový plán finančních prostředků určených na komunikační projekty stanovený rozpočtem veřejného zadavatele
- zjištění cen obvyklých – v příloze č. 1 naleznete vyčíslení
- cenová diskuze – setkání s odbornými dodavateli před vypsáním výběrového řízení